プラチナマイスター・オンラインセミナー運営事務局です。
当社でもいよいよオンラインセミナーを開催することとなりましたが、ここまでの検討には随分と時間がかかりました。
本日は、オンラインセミナーのメリットとデメリットについてお話しをさせていただきます。
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コロナ禍で急激に成長したオンラインセミナー
実は、当社創業当初にも事業計画の中に「オンラインセミナーの開催」がありました。
しかし、2018年当時はこれを実施することはありませんでした。
主な理由は2つです。
オンラインセミナーができなかった理由
オンラインテレビ会議システムがまだ一般的ではなかった
オンラインセミナーでは、当然のことながらオンラインシステムを利用することとなります。
ただ一般的ではないものを理解してもらい、それに参加してもらうためには、いくつもの高いハードルを超えなければなりません。
ハードルは当社だけにあるのではなく、お客様側にもあります。
このハードルについては後ほど説明しますが、創業当時はこの高いハードルを超える勇気がありませんでした。
また前述の通り、一般的ではなかったテレビ会議システム。2018年段階でのテレビ会議システムは、主にビジネス向けのものでした。
2018年の時点で会社にテレビ会議システムが導入されていた方も多いと思います。
ただ、その時点でのテレビ会議システムは以下のようなものだったのではないでしょうか。
・テレビ会議専用の「部屋」があり、そこでしかテレビ会議できない。
・テレビ会議に参加できるのは、限られたユーザーのみ。他社とは会議できない。
・パソコンもモニターもカメラもマイクも、回線までテレビ会議専用。
簡単に言えば、「テレビ会議は、誰の目にもわかりやすくセキュリティーが施されたもの」でないと認められなかった時代なのです。
もっと言えば、「クラウドのテレビ会議システムなんて、なんだか怖い」というのが、一般的な認識だったのではないかと思います。
高クォリティーなセミナーを開催できる確信がなかった
当社はセミナーやワークショップの開催経験が豊富なスタッフで運営していますが、議論の結果、2018年当時は「まだオンラインセミナーは時期尚早だろう」という結論に至りました。
主な理由は以下のようなものです。
- 臨機応変な対応が難しい
セミナーやワークショップは生き物です。突発的なアクシデントが起こることもありますし、それが逆にチャンスになることもあります。ただ、これがシステムの問題となると、対応が難しいです。当社サイドは万全の準備を行えばリスクを極小化できますが、受講者側のトラブル対応には限界があります。この対応が困難だと判断しました。 - 受講者が打ち解けにくい
ワークショップの肝となるのは活発な議論で、そのためには受講者同士に打ち解けてもらうことが大切です。セミナーではおなじみのアイスブレイクは、このような理由から行われます。ただ、受講者が不慣れなテレビ会議システムを利用しているとなると、テレビ会議システムに参加している段階で既に緊張してしまっています。そして、この緊張は最後まで溶けることはありません。 - システムの維持や運営にコストがかかる
突発的な状況に対応するためには、安定しているシステムを利用する必要があります。ただ、2018年当時に安定したシステムを維持するのは、とてもコストがかかる状況でした。
また、万全な態勢でセミナーを運営するためには、開催時に多くのスタッフを導入する必要があります。というのは、当時の一般的なリテラシーを考えると、受講者側のシステムトラブルに対応する必要があったからです。
このような状況から、2018年当時はオンラインセミナーの事業化を見送りました。
コロナ禍で状況が一変
この状況が、2020年の春先に一変します。
新型コロナウィルスの蔓延により、多くの方が自宅でのリモートワークを余儀なくされ、必然としてテレビ会議システムが急速に発展していきました。
この流れは、ビジネスパーソンだけには止まらず、学生も、そしてプライベートでの飲み会にまでテレビ会議システムが使われ始めました。
もちろん新型コロナウィルスの蔓延自体は、今後も注視していかなくてはならない重大な問題ですが、結果として人のコミュニケーションを拡張する大きな流れが起こったのです。
緊急事態宣言からわずか半年ですが、今ではテレビ会議システムを使ったことが無い、という方はむしろ少数派なのではないでしょうか。
この流れを追うように、各地で開催されるセミナーも、急速にオンライン化していきました。
企業主催のセミナーは真っ先にオンライン開催となり、個人開催のセミナーもこの流れに続きました。
今ではオフラインで開催されるセミナーも再登場しつつありますが、むしろオンライン開催ではないのが珍しい、という状況にあります。
オンラインセミナーのメリットとデメリット
前置きが長くなりましたが、現時点におけるオンラインセミナーのメリットとデメリットを、受講者の視点に立って解説します。
オンラインセミナーのメリット
場所を選ばす参加できる
最大のメリットはこれに尽きます。
従来のセミナーは、集客の観点から都市部で開催されることがほとんどでした。都市部以外に住んでいる方は、セミナー参加のため都市部まで移動する必要がありました。こうなると、どうしても参加の足は遠のいてしまいます。
また、都市部に住んでいる方であっても、休日・平日昼間に開催されているセミナーですと、参加のハードルが高くなります。「わざわざ休日に、身なりを整えて参加するのは面倒だな」などと思ったことはありませんか?
ところが、オンラインセミナーでは場所を選ばずに参加可能です。会社からでも、自宅からでも、日本中どこからでも、さらには海外からも参加できます。
実際、当社が開催したセミナーには、海外から参加いただいた方もいます。
(余談ですが、セミナー開催後の自由討論で海外から参加したことがわかりました。オンラインセミナーは、どこから参加しても、そのくらい遜色なく参加できます!)
低コストで参加できる
従来セミナーへの参加では、少なからずセミナー開催会場へ移動する必要がありますし、これには当然交通費がかかります。
遠方で開催されるセミナーに参加する場合は、交通費だけでなく、もしかすると宿泊費や食費もかかるかもしれません。
また、お金だけでなく、移動にかかる時間も重要です。「時は金也」ではありませんが、移動のための時間的コストは無視できません。
オンラインセミナーでは、このコストが参加費用のみとなります。
トータルで考えると、メリットは計り知れません。
講師とのコミュニケーション方法が増え、意見が吸い上げられやすい
オンラインセミナーでは、講師とのコミュニケーションに、会話の他、チャットという方法が追加されます。
従来のセミナーでは質問時間に限りがあることが多く、たとえ聞きたいことがあっても時間の都合で締め切られてしまうこともあります。
これは講師の側でも課題です。というのは、質問が重要なものかどうか、指名した段階ではわからないからです。
ここで、チャットを上手に使うと状況が変わります。
講義の最中には、受講者に質問事項をチャット書き込みしてもらい、講義後のセッションでは重要な質問をピックアップして回答することにより、より身のあるセミナーとなります。
オンラインセミナーのデメリット
ある程度の環境整備とリテラシーが必要
一般化したとは言え、まだまだ人によってはオンラインセミナーへの参加が難しい場合もあります。
参加するためにはパソコンとインターネット環境は必須ですし、場合によってはウェブカメラ、ヘッドセットなどを購入する必要があります。
また、テレビ会議システムをそれなりに経験していないと、思わぬトラブルが発生することもあります。
従来セミナーのように、「身一つで行けばなんとかなる」とならないところも、正直あります。
ただ、前述の通り、この半年で皆さんのテレビ会議にかかるリテラシーは格段に向上していると思いますので、あまり過度な心配をする必要はありません。
集中力が途切れやすい
これがオンラインセミナーで最も気を付けなくてはならないことです。
オンラインセミナーは気軽に参加できる反面、集中力が途切れやすい傾向にあると言われています。
音声をオフにしてしまえばテレビを観ながら参加することもできます。さらにビデオをオフにしてしまえば、その場を離れても、講師にはわかりません。
悪い言い方をすると、オンラインセミナーはサボることが簡単なのです。
そもそも「何でセミナーを受講しているのか」ということを決して忘れず、集中して参加されることをお勧めします。
ただ、集中力が途切れる原因は、受講者本人だけではありません。
自宅で受講していれば家族がチラチラ様子を見に来るかもしれませんし、ペットがじゃれてくるかもしれません。
そして、そういう声がオンラインの会場に漏れてくると、他の受講者の集中力が途切れる原因にもなります。
オンラインセミナーは、静かな場所で受講するのがマナーです。
なお、当然のことですが、主催者側のセミナープログラムにも、集中力が途切れないような工夫が必要となります。
当社セミナーでの実践
以上を踏まえ、当社が主催するオンラインセミナーでは、受講者が安心してより良い体験をしていただくために、以下のようなことに取り組みんでいます。
受講者とのコミュニケーション
従来型の会話だけでなく、チャットの利用についても積極的にお願いをし、より活性化された質疑応答を行います。
利用システムの事前確認ができる
受講者が当日のセミナー参加に先立って、利用するシステムを事前確認できるような仕組みを整えています。
また、それが単なる作業になるのではなく、事前課題の作業に組み込むことにより、無駄なく作業をしていだけるための工夫をしています。
講義の事前学習動画により、双方向コミュニケーションの時間を最大化
一方的な、ただ聞くだけのコミュニケーションが続くと、オンラインでは集中力が途切れてしまいがちです。
当社では、セミナー当日の限られた時間を双方向コミュニケーションに使えるようにするため、講師の講義は動画により事前に配信し、予習ができるようにしています。
このことにより、受講中に集中力が途切れるリスクを少なくするとともに、集中力が途切れにくい双方向コミュニケーションの時間を多く取っています。
グループワークの作業をワークシート化し、迷いなくグループワークができる
従来のグループワークでは、成果物となるプレゼンシートだけが配布され、細かい説明は講師が行うというパターンが主流でした。
当社ではセミナーのオンライン化にあたり、この運用を全面的に見直し、作業工程の全てをワークシート化しました。
グループに分かれて作業をしている時にも、「いつまでに」「なにを」「どのように」実施すれば良いかが書かれたワークシートがあるので、これをオンラインで共有しながら、迷うことなくグループワークが実施できます。
テレビ会議システムだけでなく、クラウドツールを併用する
上記に関連しますが、当社のセミナーでは、テレビ会議システム以外にもう一つ、クラウドツールを利用します。
具体的には、音声でのコミュニケーションはテレビ会議で、グループワークを進めるためのワークシートはクラウドツールで共有します。
この仕組みを採用することにより、限りなく従来の対面型ワークショップに近い形でグループワークが行えるようになっています。
メリット・デメリットを理解し、快適なオンラインワークを!
以上の通り、オンラインセミナーにはメリットもデメリットもあります。
このことを良く理解し、参加の体験を最大化できるような体験をしてください。
また、今回紹介したメリットデメリット、そして当社の実践方法は、オンラインセミナーだけでなく日々のオンラインワークにも役立てることができます。
ニューノーマルの時代、新たなオンラインワークの形をそれぞれに実践いただき、より快適なデジタルライフを送りましょう。
